TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE FIRMA ELECTRÓNICA Y DIGITAL EN ODOO
GM&H Auditores Consultores S.A.S.
1. Objeto
Los presentes Términos y Condiciones regulan el uso de los mecanismos de firma electrónica y firma digital implementados por GM&H Auditores Consultores S.A.S. (en adelante GM&H) dentro de la plataforma Odoo para la aprobación, validación y suscripción de documentos electrónicos relacionados con procesos administrativos, contractuales, operativos y de auditoría.
2. Marco Normativo Aplicable
GM&H aplica estrictamente la normativa colombiana vigente que regula la firma digital, la firma electrónica y el valor jurídico de los mensajes de datos:
- Ley 527 de 1999, que reconoce la equivalencia jurídica de los mensajes de datos y define la firma digital.
- Decreto 2364 de 2012, que reglamenta el uso y validez legal de la firma electrónica en Colombia.
- Decreto 1074 de 2015, que define la firma electrónica y establece criterios de confiabilidad para su uso.
- Decreto 1789 de 2021, que refuerza el uso de firmas electrónicas y digitales como herramienta de transformación digital.
- Lineamientos técnicos sobre seguridad, autenticidad, integridad y no repudio en mensajes de datos.
Con fundamento en estas normas, los documentos firmados electrónicamente dentro de Odoo tienen el mismo valor probatorio que los firmados en papel.
3. Definiciones
3.1 Firma Electrónica
Tecnología basada en códigos, contraseñas, OTP, biometría u otros métodos para identificar al firmante en relación con un mensaje de datos.
3.2 Firma Digital
Mecanismo criptográfico basado en certificados emitidos por entidades certificadoras acreditadas en Colombia.
3.3 Documento Electrónico
Todo archivo digital generado, almacenado o firmado dentro de Odoo por GM&H.
4. Aceptación de los Términos
El usuario declara que acepta estos Términos y Condiciones al:
- Acceder a la plataforma Odoo.
- Realizar un proceso de firma electrónica o digital.
- Finalizar exitosamente un flujo de aprobación que implique firma.
La acción de firmar constituye manifestación de voluntad válida y vinculante.
5. Condiciones de Uso de la Firma en Odoo
5.1 Identificación del Firmante
El usuario es responsable de custodiar sus credenciales. Odoo aplica controles que garantizan autenticidad e integridad según el Decreto 1074 de 2015.
5.2 Intención de Firmar
Al firmar, el usuario manifiesta de manera expresa su intención de aceptar el contenido del documento.
5.3 Integridad del Documento
Los documentos firmados cuentan con sellos de auditoría y mecanismos de trazabilidad que evidencian alteraciones posteriores.
5.4 No Repudio
El usuario reconoce que no podrá desconocer posteriormente su participación en el proceso de firma.
6. Responsabilidades del Usuario
- Mantener la seguridad de sus credenciales de acceso.
- Asegurarse de que la información suministrada sea correcta.
- No compartir códigos, OTP o métodos de autenticación.
- Reportar uso indebido o sospechoso.
7. Responsabilidades de GM&H
GM&H se compromete a:
- Garantizar la custodia, trazabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos.
- Mantener medidas de seguridad informática alineadas con estándares legales.
- Brindar soporte al usuario en el proceso de firma.
8. Conservación de los Documentos
Los documentos firmados electrónicamente serán almacenados conforme a la ley y las políticas internas de archivo digital de GM&H.
9. Protección de Datos Personales
Los datos utilizados para procesos de firma serán tratados bajo la Ley 1581 de 2012 y las políticas de privacidad de GM&H.
10. Limitaciones
Quedan excluidos de firma electrónica los documentos que, por ley, requieren:
- Escritura pública
- Firma manuscrita autenticada
- Protocolización notarial o registral
11. Modificaciones
GM&H podrá actualizar estos términos en cualquier momento. La última versión siempre estará disponible en Odoo.
12. Aceptación Final
Al continuar con el proceso de firma, el usuario reconoce que:
✔ La firma tiene validez jurídica en Colombia
✔ Comprende y acepta los presentes Términos y Condiciones
✔ GM&H almacenará el documento firmado y la evidencia del proceso